Barone Events

Organizzare un evento è un'esperienza grandiosa, che sia una festa personale, una riunione aziendale, un incontro per familiari e amici, un matrimonio o un meeting formale. È un lavoraccio, ma è anche piuttosto appagante. Può infatti fare una gran differenza per i coinvolti, i quali apprezzeranno la tua gentilezza e il grande impegno che ci hai messo per organizzare il loro compleanno, serata, anniversario, matrimonio o celebrazione di altro tipo. Essere “organizzatore”, in questo caso, significa essere l’”architetto” di un evento, ovvero colui o colei che crea l’atmosfera all’interno di una location, costruendone ogni ogni particolare. Per svolgere al meglio questo lavoro, si deve fare appello a parecchia creatività e lavoro di squadra, ma qualcosa va sempre imparata. Per organizzare un evento occorre seguire determinati STEP FONDAMENTALI quindi bisogna partire dalle basi:

1. Determina lo scopo dell'evento e i relativi obiettivi. Sembra fin troppo logico dare un consiglio del genere, ma devi mettere tutto nero su bianco per considerare ogni singolo fattore: posto ideale ai fini dell'evento, budget, natura delle presentazioni, quantità (o tipologia) di ospiti, strategie da implementare nello specifico.
2. Dopo aver definito l'evento (celebrazione, raccolta fonti, formazione, vendita, proposte, ecc.), pensa al perché lo stai organizzando. Essere consapevole delle ragioni può aiutarti a concentrarti e motivarti.
3. Avere qualche obiettivo può anche darti una mano a incanalarti nella direzione giusta. Non puoi insistere se in mente hai un risultato vago.

Per esempio, se stai organizzando una raccolta fondi per arrivare a 5000 euro e ora ne hai 4000, questo scopo può motivarti a correre verso il traguardo sicuro di quello che vuoi.

2. Scegli la data e l’ora Indubbiamente, è uno degli aspetti più importanti della pianificazione. Basta stabilire una data e un orario in cui nessuno può presentarsi per vanificare ogni preparativo, per quanto fosse grandioso. Inoltre, evita di scegliere un giorno troppo in là nel futuro o fin troppo vicino: nel primo caso, gli ospiti se ne dimenticheranno, nel secondo, avranno altri piani, oppure se si organizzano più serate tutte in un giorno andrà a finire che le persone saranno indecise su cosa fare e in quale serata andare.

In teoria, gli ospiti devono venire a conoscenza dell'evento due settimane prima circa. Questo momento è ideale!

3.Scegli il posto. Ora che ti sei fatto un'idea della portata dell'evento, della data e dell'orario, puoi iniziare a pensare ai saloni. Mettiti in contatto con quelli che ti interessano(FRANK CANTA SWEET LIFE) per sapere se sono liberi e possono soddisfare le tue esigenze. E occorrono delle specifiche autorizzazioni come la SIAE

La SIAE cos’è? La Società Italiana degli Autori ed Editori (SIAE) è un ente pubblico economico a base associativa, preposto alla protezione e all'esercizio dell'intermediazione dei diritti d'autore, ovvero nella riproduzione musicale di produzioni di relativi artisti.

4. Calcola il numero di invitati. Considerando il budget e la capienza del salone, quante persone puoi invitare? In alcuni casi, si lascia entrare solo ed esclusivamente chi ha un biglietto o un invito.

5. Stabilisci un budget. Se riesci a organizzarti bene, dovresti contare su un gruppo di persone per calcolare la somma di denaro necessaria. Dovrai pagare uno staff? Noleggiare il salone e le attrezzature? Offrire cibo e bevande? Pubblicare volantini o mandare cartoline? Determina una somma fattibile e modifica il piano per adattarlo.

Non vuoi di certo finire per pagare di tasca tua quando non devi.
• Magari hai la possibilità di ottenere sponsorizzazioni o donazioni, ma la maggior parte di noi non è così fortunata. Se non prevedi alcun finanziamento in arrivo, è fondamentale fare tagli laddove è necessario. Invece di scegliere un servizio di catering, chiedi agli invitati di portare da bere o da mangiare (pur togliendoti di torno la spesa al supermercato, dovrai comunque mettere a disposizione tavoli, stoviglie e frigoriferi). Invece di chiamare un fotografo, gira per l'evento e fai tu stesso scatti. Sii creativo all'occorrenza!

6. Organizza una squadra. Prepara il team che si occuperà dei servizi( Antonio Galioto,Fabio Alfieri,Flavio Longo,Mattia Gebbia,Santi Mantia)

7. Scegliere il tema della serata. Occorre scegliere il tema giusto per la serata/evento da fare ad esempio CARNIVAL PARTY. 8. Pubblicizzare l’evento. Utilizzare tutti i mezzi per poter sponsorizzare l’evento esempio SOCIAL NETWORK, LOCANDINE.

Dunque seguendo questi piccoli anche se grandi STEP si può organizzare un evento, poi sta tutto nelle mani degli organizzatori o dell’associazione stessa per poter fare riuscire al meglio l’evento stesso.

TEAM

Nome e Cognome	Incarico e responsabilità	Attività chiave di riferimento
Alfieri Fabio	SHAPER	LEADER
Antonio Galioto	IMPLENTER SPECIALIST	RESPONSABILE ORGANIZZAZIONE
Sebastiano Mangiapane	COMPLETER FINISHER TEAM WORKER	RESPONSABILE TECNICO
Andrea Vicari	RESOURCE INVESTIGATOR PLANT
Alessandro Agnello	CO-ORDINATOR MONITOR EVALUATOR

MATERIALI: Locandine, prevendite, magliettine evento, matite, penne, gadget, permessi.

ATTREZZATURE: Lettori, mixer, cavi, pen-drive, effetti luce, effetti fumo, tralicci, fly-case, casse, subwoofer,microfoni, cuffie, effettiera, cellulari.

Tempi: In base la tipologia di evento la tempistica può variare, ad esempio se si organizza un evento chiuso rivolto a poche persone, ovviamente sarà più facile organizzare il tutto, mentre quando si organizza un evento con maggiore capienza di persone bisogna seguire determinati STEP che porteranno alla realizzazione ottimale di questo evento. In generale le tempistiche comprendono : 1 settimana per trovare le idee, posti , temi della serata; 1-2 settimane per poter applicare le idee scelte con il gruppo(es. visitare il posto, scegliere il tema pubblicità ecc.) e infine poco più di 1 settimana per poter definire gli ultimi preparativi e realizzare il tutto fino al giorno dell’evento stesso. Quindi i tempi generali comprenderanno le 2-3 settimane per la realizzazione dell’evento.

SPAZI: Gli spazi sono un elemento fondamentale per poter \ banizzare un evento, in quanto con essi si può sia scegliere la tipologia di evento, sia sapere la portata stessa e quindi il numero delle persone che potrebbero venire e influenzano maggiormente lo svolgimento della serata stessa. Generalmente spazi di 200mq con anticamera comprendono guardaroba, spazi, in locali invernali per fumatori, e zone privè per coloro che scelgono di prenotarli. Tuttavia negli spazi si comprendono i buttafuori stessi che ogni momento della serata sono operativi e hanno la situazione sottocontrollo.

Destinatari: Gli eventi organizzati possono comprendere diverse tipologie di destinatari e quindi possono essere rivolti tuttavia a diverse fasce di età, dai 15-20 anni per un minimo di 150 persone fino ad un massimo di 500 persone spazi permettendo, per quanto riguarda le serate, ad esempio invece per quanto riguarda un evento culturale può essere rivolto ad una fascia di età dai 20 anni in su e da un minimo di 50 persone ad un massimo di 200 spazi permettendo.

 Azioni organizzazione evento tipo: Per poter organizzare un evento ad esempio un CARNIVAL PARTY innanzitutto occorre scegliere il luogo e la data;successive mante occorre scegliere un’ospite speciale del momento che può far andare alla grande l’evento stesso e di conseguenza scegliere dei DJ. Successivamente si inizia a creare la locandina per la serata stessa e quindi si inizia a creare l’evento sui social per poterlo pubblicizzare al meglio e quindi dopo acquistare le varie decorazioni per la sala, le prevendite, le locandine da attaccare nei vari posti, e avere tutte le autorizzazioni necessarie per svolgere la serata.( SIAE).Infine occorre mettersi d’accordo con il locale per quanto riguarda gli incassi e le spese per l’affitto e le consumazioni e cosi si può organizzare una serata al meglio.